Por Pablo Julián Albornet Salazar, Abogado experto en derecho laboral y pensiones | Socio director de Albornet & Asociados.
Recibir una citación a descargos puede generar incertidumbre. Para el trabajador, supone responder a hechos que podrían afectar su empleo. Para el empleador, exige investigar con rigor y adoptar decisiones que puedan justificarse.
El proceso disciplinario laboral permite examinar posibles incumplimientos y determinar si corresponde una sanción. Su finalidad no debe ser confirmar una decisión tomada de antemano.
Esta guía se refiere principalmente a relaciones laborales del sector privado. Incluye la actualización derivada de la Resolución 2708 de 2026, que derogó y dejó sin efectos la Circular 048 de 2026.
¿Qué es un proceso disciplinario laboral?
Es el procedimiento interno mediante el cual el empleador examina una posible falta, permite la defensa del trabajador y decide si archiva la actuación o impone una sanción procedente.
La potestad disciplinaria está limitada por el debido proceso. La Corte Constitucional, en la Sentencia C-593 de 2014, destacó garantías como conocer los cargos y las pruebas, presentar descargos y obtener una decisión motivada y proporcional.
La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y precisó el procedimiento mínimo.
En la práctica, el expediente debería permitir responder tres preguntas: qué ocurrió, qué regla resultaba aplicable y por qué la conclusión está respaldada por las pruebas.
No debe confundirse este trámite empresarial con el régimen disciplinario aplicable a los servidores públicos.
¿Cómo se desarrolla el proceso disciplinario laboral?
1. Investigación preliminar y verificación de los hechos
Una revisión preliminar puede comenzar con un reporte, una queja o una inconsistencia documental. No es una etapa autónoma obligatoria para todos los casos ni tiene un plazo legal uniforme.
Su utilidad consiste en comprobar si hay razones para abrir el procedimiento. Conviene identificar fechas, personas, funciones y soportes, incluyendo información que pueda explicar o desvirtuar la sospecha.
Por ejemplo, antes de atribuir una ausencia injustificada, resulta útil verificar si existió permiso, incapacidad o modificación del turno.
Si el conflicto surge por cambios en las responsabilidades del cargo, conviene revisar también cuándo la reducción de funciones puede constituir una desmejora laboral.
Investigar no significa sancionar. Tampoco conviene utilizar reuniones informales para obtener explicaciones y después omitir las garantías del procedimiento.
2. Apertura y comunicación de los hechos
El trabajador debe conocer que existe una actuación y qué hechos se le atribuyen. La comunicación debería permitir identificar episodios concretos y las disposiciones presuntamente incumplidas.
Es diferente afirmar “usted incumple sus obligaciones” que describir una fecha, una instrucción y una conducta determinada.
Como revisión práctica, examine si el documento identifica quién adelanta el trámite, qué respuesta se solicita y cómo se entregarán los soportes.
Una citación genérica dificulta preparar una defensa relacionada con los hechos investigados.
3. Acceso a las pruebas
La defensa requiere conocer la información utilizada en contra del trabajador. No basta con mencionar un informe que permanece inaccesible.
Si la acusación se relaciona con un correo, una grabación o un registro de ingreso, conviene verificar que el archivo entregado pueda abrirse y corresponda al episodio investigado.
Si después se incorpora material relevante para decidir, debe existir una oportunidad efectiva para conocerlo y controvertirlo antes de la decisión.
La entrega de documentos incompletos o ilegibles debe ponerse en conocimiento de quien dirige el proceso.
4. Descargos y presentación de la defensa
Los descargos permiten explicar los hechos, discutir la imputación y aportar soportes. Pueden organizarse en un escrito que responda cada episodio por separado.
Una estrategia útil distingue entre lo que se acepta, lo que se controvierte y lo que no se conoce directamente. También debe explicar cómo se relaciona cada prueba con la versión presentada.
Si la defensa se rinde verbalmente, el artículo 115 exige un acta que transcriba la versión o los descargos.
Antes de firmarla, conviene leerla, solicitar correcciones y conservar copia. No es recomendable aceptar expresiones que no reflejen lo manifestado.
5. Valoración y decisión
La decisión debe explicar los hechos acreditados, las pruebas consideradas y las razones para archivar o sancionar. La proporcionalidad exige relacionar la medida con la conducta demostrada.
Como control práctico, revise si la respuesta aborda los argumentos relevantes de defensa o simplemente repite la acusación inicial.
Una diferencia de criterio, un resultado negativo o una sospecha no reemplazan el análisis de responsabilidad.
6. Impugnación
El trabajador debe tener la posibilidad de cuestionar la decisión. La forma de hacerlo y el término aplicable deben revisarse en el procedimiento correspondiente.
Una impugnación útil identifica errores concretos: hechos mal establecidos, pruebas omitidas, reglas incorrectamente aplicadas o una medida desproporcionada.
Resolución 2708 de 2026: ¿qué cambió con la derogación de la Circular 048?
La Resolución 2708 de 2026 del Ministerio del Trabajo, expedida el 20 de agosto, derogó y dejó sin efectos la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026. La resolución dispuso que ese retiro operara desde su publicación, hacia el futuro.
La circular había indicado un mínimo de cinco días hábiles entre la comunicación de la investigación y el traslado de las pruebas, y la audiencia de descargos o defensa.
Esa orientación ya no puede citarse como una circular vigente ni utilizarse como fundamento jurídico autónomo para exigir el procedimiento.
La derogación no eliminó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo ni el mínimo legal de cinco días para ejercer la defensa. Tampoco convierte ese término automáticamente en días calendario: el cómputo debe sustentarse en las fuentes aplicables.
Para los empleadores, la revisión práctica consiste en identificar qué reglas proceden de la ley, cuáles del reglamento o acuerdos y cuáles eran orientaciones administrativas.
Si el reglamento reconoce un plazo más garantista aplicable, su modificación exige análisis propio; no desaparece por la sola derogación de la circular.
Plazos del proceso disciplinario laboral: qué exige la ley
No existe un calendario único que pueda trasladarse automáticamente a todas las empresas.
| Actuación | Regla general |
|---|---|
| Defensa y contradicción de pruebas | Término no inferior a cinco días, bajo el procedimiento general del artículo 115 |
| Investigación y trámite completo | Plazo razonable, con inmediatez y observancia de términos convencionales, arbitrales o reglamentarios aplicables |
| Impugnación interna | Revisar el mecanismo y plazo del procedimiento; el artículo 115 no fija un número general de días |
| Actualización del reglamento conforme a la reforma | Doce meses desde la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025 |
Estas reglas están previstas en el artículo 115, modificado por la reforma laboral.
El término de cinco días comprende una oportunidad real de defensa; no debe confundirse con una simple formalidad en la citación.
El texto del artículo 115 no califica esos cinco días como hábiles o calendario. Para fijar la fecha de respuesta debe verificarse el cómputo legal y el procedimiento aplicable, sin apoyarse únicamente en la Circular 048, ya derogada.
Como práctica preventiva, recomendamos conceder al menos cinco días hábiles completos con acceso efectivo a los cargos y soportes, salvo que corresponda un término superior. Esta recomendación no pretende atribuir vigencia a la circular retirada ni sustituye el análisis jurídico del cómputo.
El plazo de actualización del reglamento venció el 25 de junio de 2026. Ese período no era una autorización para suspender las garantías del trabajador.
¿La regla es igual para todas las empresas?
El parágrafo 6 del artículo 115 exceptúa del procedimiento detallado a trabajadores del hogar y a micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores, definidas conforme al Decreto 957 de 2019.
Estos empleadores deben escuchar previamente al trabajador y respetar la defensa y el debido proceso. La excepción no autoriza decisiones arbitrarias.
No basta revisar únicamente el número de trabajadores: también debe verificarse la clasificación empresarial correspondiente.
Derechos del trabajador y facultades del empleador
La defensa comprende conocer la imputación, controvertir las pruebas y obtener una decisión imparcial. No debe sancionarse dos veces por el mismo hecho bajo el mismo fundamento.
La reforma también contempla acompañamiento sindical en sus condiciones legales y ajustes razonables para trabajadores con discapacidad. El acompañamiento sindical puede ser de uno o dos representantes que sean trabajadores de la empresa y estén presentes en la diligencia.
El trabajador puede buscar asesoría jurídica para preparar su respuesta. Esto no significa que exista una obligación general de designarle defensor de oficio en toda actuación privada.
Por su parte, el empleador puede investigar incumplimientos, solicitar explicaciones y aplicar medidas previstas, dentro de los límites legales. Debe poder conservar los soportes necesarios y dirigir el trámite sin que la defensa se convierta en una obstrucción.
La investigación debe incluir tanto la información desfavorable como las explicaciones pertinentes. Un procedimiento serio protege a ambas partes.
El inicio de una investigación no constituye automáticamente acoso laboral. Si se alegan presiones o actuaciones arbitrarias, conviene examinar los hechos bajo las reglas sobre acoso laboral y protección de la dignidad en el trabajo.
¿Qué pruebas pueden utilizarse?
Según su pertinencia y obtención lícita, pueden examinarse documentos, testimonios, registros técnicos y archivos digitales.
| Medio | Ejemplos | Qué conviene verificar |
|---|---|---|
| Documentos | Contrato, permisos, instrucciones, reportes | Fecha, autor y relación con la imputación |
| Testimonios | Declaración de quien presenció el episodio | Conocimiento directo y posibles contradicciones |
| Registros operativos | Turnos, accesos, trazabilidad de tareas | Integridad, funcionamiento y limitaciones del sistema |
| Comunicaciones digitales | Correos y conversaciones laborales | Identidad, contexto y conservación |
| Informes técnicos | Análisis de un equipo o incidente | Método, soportes y alcance de las conclusiones |
| Audio y video | Registros relacionados con los hechos | Licitud, autenticidad y contexto |
La Ley 527 de 1999 reconoce valor probatorio a los mensajes de datos y establece criterios de confiabilidad e integridad. Un correo o mensaje no pierde valor únicamente por su formato electrónico.
Sin embargo, una captura aislada no prueba necesariamente toda la acusación. Puede omitir mensajes anteriores, desconocer quién utilizó una cuenta o excluir información relevante.
Conserve los archivos originales cuando sea posible. Evite editar conversaciones o presentar una reconstrucción como si fuera el registro original.
La posibilidad técnica de obtener información no equivale a autorización para acceder a cuentas privadas o divulgar datos sensibles. La licitud del soporte exige revisión particular.
Ejemplos de conductas que pueden investigarse
Los siguientes son ejemplos hipotéticos, no relatos de clientes ni conclusiones automáticas de responsabilidad:
| Situación | Verificación necesaria |
|---|---|
| Ausencias o retrasos reiterados | Turno aplicable, permisos, incapacidades y explicación |
| Incumplimiento de instrucciones | Claridad, legitimidad, relación con el cargo y medios disponibles |
| Uso indebido de equipos o recursos | Reglas conocidas, autorizaciones y trazabilidad |
| Alteración de documentos o reportes | Autoría, integridad del archivo y posibilidad de error |
| Incumplimiento de protocolos de seguridad | Capacitación, elementos suministrados y condiciones de ejecución |
| Agresiones o trato ofensivo | Contexto, declaraciones y soportes completos |
Por ejemplo, un registro de ingreso tardío puede requerir contrastarse con una autorización de horario. Un informe enviado desde una cuenta compartida exige identificar quién intervino realmente.
En seguridad laboral, tampoco basta con señalar el incumplimiento de un protocolo sin revisar la capacitación y los recursos disponibles.
La estrategia de defensa debe responder a esas verificaciones, no limitarse a una negación general.
¿Qué sanciones pueden imponerse?
La sanción debe estar prevista en una fuente aplicable: reglamento, pacto, convención colectiva, fallo arbitral o contrato individual. No puede improvisarse al conocer el caso.
Pueden existir amonestaciones previstas, suspensiones y multas dentro de sus límites legales. El Código prohíbe medidas lesivas de la dignidad.
La suspensión no puede exceder ocho días por primera vez ni dos meses en reincidencia. Son topes, no autorizaciones para imponer siempre el máximo.
Las multas solo proceden por retrasos o ausencias sin excusa suficiente y no pueden exceder la quinta parte del salario de un día.
Un daño a un equipo no autoriza, por sí solo, a descontar su valor como multa disciplinaria.
¿El despido siempre es una sanción?
No. Debe distinguirse la sanción disciplinaria de la terminación contractual con justa causa.
La Sentencia SU-449 de 2020 explica esa diferencia y reconoce el derecho del trabajador a ser oído antes del despido con justa causa. Cuando el despido se configura como sanción, deben observarse las garantías disciplinarias correspondientes.
También debe examinarse si existe un procedimiento pactado y si el trabajador cuenta con una protección especial que exija requisitos adicionales.
Puede consultar nuestro análisis sobre estabilidad laboral reforzada y protección frente al despido.
Por tanto, ni toda falta justifica un despido ni cualquier irregularidad del trámite produce automáticamente reintegro. La consecuencia depende del régimen, la pretensión y los hechos.
Recursos y vías para cuestionar la decisión
Impugnación dentro de la empresa
Puede existir reposición, revisión o apelación, según el procedimiento. No debe suponerse que toda organización tiene dos instancias con idénticos nombres y plazos.
Solicite información si la decisión no explica cómo impugnar. Presente oportunamente las objeciones y conserve constancia de entrega.
No asuma que la impugnación suspende automáticamente la sanción; revise la regla correspondiente.
Reclamación judicial y actuación administrativa
La jurisdicción laboral puede examinar controversias sobre sanciones, pagos y terminaciones, según las pretensiones.
El Ministerio del Trabajo puede ejercer inspección y vigilancia, pero no sustituye al juez al decidir derechos individuales controvertidos.
La tutela es excepcional y depende de sus requisitos de procedencia. No constituye una vía automática para revocar cualquier sanción.
Checklist práctica del proceso disciplinario laboral
Para el trabajador
- Identifiqué los hechos, fechas y reglas que se me atribuyen.
- Recibí y pude consultar las pruebas de la acusación.
- Verifiqué el término para responder y solicité aclaraciones oportunas.
- Organicé una respuesta por cada hecho y sus soportes.
- Revisé el acta y conservé copia.
- Examiné la motivación y proporcionalidad de la decisión.
- Identifiqué cómo y cuándo impugnar.
- Conservé citaciones, respuestas y constancias.
Para el empleador
- Verifiqué las reglas y el procedimiento aplicables, sin invocar la Circular 048 como fuente vigente.
- Revisé las circunstancias y las posibles explicaciones.
- Comuniqué hechos concretos y entregué sus soportes.
- Garanticé tiempo efectivo de defensa y los ajustes necesarios.
- Permití controvertir las pruebas relevantes.
- Motivé el archivo o la sanción y revisé su proporcionalidad.
- Informé el mecanismo de impugnación aplicable.
- Conservé el expediente con acceso y tratamiento adecuados.
Valoración jurídica del expediente disciplinario
La revisión debe considerar tanto el procedimiento como el fondo. Una defensa puede requerir discutir la autoría, el contexto, la regla aplicada o la medida elegida.
En Albornet & Asociados analizamos citaciones, reglamentos, pruebas, actas y decisiones para orientar la estrategia según el expediente.
Si recibió una citación o sanción, consulte nuestro servicio de asesoría laboral para trabajadores y directivos.
Para organizaciones que necesitan revisar su reglamento o adelantar una actuación, ofrecemos asesoría laboral empresarial.
La consulta personalizada permite valorar los documentos y los plazos concretos antes de definir los siguientes pasos.
Fuentes normativas y jurisprudenciales
- Resolución 2708 de 2026 del Ministerio del Trabajo.
- Circular 048 de 2026: antecedente histórico, derogado y dejado sin efectos.
- Ley 2466 de 2025, artículo 7.
- Código Sustantivo del Trabajo, artículos 111 a 115.
- Corte Constitucional, Sentencia C-593 de 2014.
- Corte Constitucional, Sentencia SU-449 de 2020.
- Ley 527 de 1999, artículos 8 a 11.